Die Verordnung sieht vor, dass der Hersteller, der Einführer oder der Händler eine freiwillige Erklärung (oder „Selbsterklärung“) zum rechtmäßigen Inverkehrbringen der Waren für die Zwecke der gegenseitigen Anerkennung („Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung“) abgeben können. Diese Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung hilft Unternehmen dabei, darzulegen, dass die Waren in einem anderen Mitgliedstaat rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden. Gleichzeitig hilft sie den zuständigen Behörden bei der Bewertung von Waren nach Artikel 5 der Verordnung und erleichtert die länderübergreifende Zusammenarbeit.
Die zuständige Behörde des Bestimmungsmitgliedstaats muss den Wirtschaftsakteur informieren, wenn sie die Absicht hat, zu bewerten, ob bestimmte Waren in einem anderen Mitgliedstaat rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden (Artikel 5 Absatz 1 der Verordnung). Durch die Verordnung wird sichergestellt, dass das Verfahren für den Wirtschaftsakteur weniger aufwendig ist, wenn er sich für die Erklärung entscheidet.
Wird einer zuständigen Behörde des Bestimmungsmitgliedstaats eine Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung zur Verfügung gestellt, fordert die zuständige Behörde keine weiteren Angaben oder Nachweise außer den in der Verordnung festgelegten dafür an, dass die Waren in einem anderen Mitgliedstaat rechtmäßig in Verkehr gebracht worden sind (Artikel 5 Absatz 4 der Verordnung).
Der Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung sind die zur Überprüfung der in der Erklärung enthaltenen Angaben erforderlichen Nachweise beizufügen (Artikel 5 Absatz 4 Buchstabe a der Verordnung).
Die Vorlage der freiwilligen Erklärung hindert die zuständigen Behörden des Bestimmungsmitgliedstaats nicht daran, i) eine Bewertung von Waren durchzuführen, um festzustellen, ob die berechtigten Allgemeininteressen, die von der geltenden nationalen technischen Vorschrift in ihrem Bestimmungsmitgliedstaat erfasst werden, unter Berücksichtigung der Merkmale der fraglichen Waren angemessen geschützt sind, oder ii) Verwaltungsentscheidungen für eine Beschränkung oder Verweigerung des Marktzugangs zu treffen, solange diese Entscheidungen begründet sind.
Die Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung sollte immer auch genaue und vollständige Informationen zu den Waren enthalten (Erwägungsgrund 19 der Verordnung). Sie sollte aktualisiert werden, damit alle Änderungen – z. B. der einschlägigen nationalen technischen Vorschriften – berücksichtigt werden (Erwägungsgrund 19 und Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung).
Änderungen der nationalen Vorschriften können auch Änderungen der Waren erforderlich machen. Wenn die spezifischen Waren den geänderten technischen Vorschriften entsprechen, sollten die Waren nicht geändert werden. Wenn die Waren jedoch infolge der Änderungen der nationalen Vorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden, diesen Vorschriften nicht mehr entsprechen, müssen die Waren so geändert werden, dass sie den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats entsprechen, in dem sie rechtmäßig in Verkehr gebracht worden sind. Verantwortlich für den Inhalt und die Richtigkeit der Erklärung ist der Wirtschaftsakteur, der den einschlägigen Teil der Erklärung unterzeichnet (Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung).
Die Wirtschaftsakteure können sich entscheiden, keinen Gebrauch von der Vorlage der Erklärung zur gegenseitigen Anerkennung zu machen. In diesem Fall können die zuständigen Behörden die Wirtschaftsakteure auffordern, innerhalb einer Frist von mindestens 15 Arbeitstagen nach entsprechender Aufforderung Unterlagen und Angaben zur Verfügung zu stellen (Artikel 5 Absätze 5 und 6 der Verordnung). Die Kommission ist der Auffassung, dass die Anforderung von Unterlagen und Angaben aus Gründen der guten Verwaltung und der Rechtssicherheit schriftlich erfolgen sollte. Die Unterlagen und Angaben, die eine zuständige Behörde anfordern kann, sollten notwendig sein, um Folgendes zu bewerten: i) die Merkmale der fraglichen Waren oder Art von Waren und ii) das rechtmäßige Inverkehrbringen in einem anderen Mitgliedstaat (Artikel 5 Absatz 5 der Verordnung). Entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit dürfen die zuständigen Behörden jedoch nicht mehr verlangen, als notwendig ist, um die Merkmale der Waren aufzuzeigen und um nachzuweisen, dass die Waren rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden. In diesem Sinne könnte die Forderung, dass ein Wirtschaftsakteur eine von einem Ministerium oder einer anderen Verwaltungsstelle im Ursprungsmitgliedstaat ausgestellte Bescheinigung über das rechtmäßige Inverkehrbringen einholen muss, ein Beispiel für eine unverhältnismäßige Anforderung von Nachweisen sein.
Zu Prüfberichten oder Bescheinigungen, die von einer Konformitätsbewertungsstelle ausgestellt werden, heißt es in Artikel 5 Absatz 8 der Verordnung:
Bei der Durchführung der Bewertung nach Absatz 1 berücksichtigen die zuständigen Behörden der Bestimmungsmitgliedstaaten den Inhalt von Prüfberichten oder Bescheinigungen, die von einer Konformitätsbewertungsstelle ausgestellt und von einem beliebigen Wirtschaftsakteur im Rahmen der Bewertung zur Verfügung gestellt wurden, gebührend. Die zuständigen Behörden der Bestimmungsmitgliedstaaten dürfen Prüfberichte oder Bescheinigungen, die von einer für eine entsprechende Konformitätsbewertungstätigkeit gemäß der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle ausgestellt wurden, nicht aus Gründen, die sich auf die Befugnisse dieser Konformitätsbewertungsstelle beziehen, zurückweisen.
Das heißt, die zuständige Behörde des Bestimmungsmitgliedstaats darf von einem Wirtschaftsakteur, der Bescheinigungen einer für den entsprechenden Bereich der Konformitätsbewertung gemäß der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates22 akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle vorgelegt hat, nicht Bescheinigungen einer anderen Konformitätsbewertungsstelle verlangen, nur weil sie die Befugnis der Konformitätsbewertungsstelle, die die Bescheinigungen ausgestellt hat, infrage stellt.