Die für regulatorische Zwecke erforderlichen Meldungen enthalten mindestens die in diesem Anhang aufgeführten Datenfelder.
Die Mitgliedstaaten und die Kommission können verlangen, dass die Angaben zur Anschrift um genaue geografische Koordinaten (Breiten- und Längengrad) erweitert werden. Sowohl Ausgabestellen als auch Anbieter von Daten-Repositories (einschließlich des Routers) können beschließen, den Meldungsumfang aus rein technischen Gründen zu erweitern, um das reibungslose Funktionieren des Rückverfolgbarkeitssystems sicherzustellen. Die Ausgabestellen können darüber hinaus beschließen, den Meldungsumfang aus nichttechnischen Gründen zu erweitern, um das reibungslose Funktionieren des Rückverfolgbarkeitssystems für Tabakerzeugnisse im Zusammenwirken mit anderen Systemen für Regulierungszwecke zu gewährleisten. Bevor diese Erweiterungen wirksam werden, müssen sie in die technischen Spezifikationen aufgenommen werden, die gemäß Artikel 28 aktualisiert werden.
Die in diesem Anhang aufgelisteten Meldungen umfassen nicht die Meldungen, die von den Ausgabestellen und den Anbietern von Daten-Repositories (einschließlich des Routers) an die Wirtschaftsteilnehmer zurückzusenden sind, zum Beispiel Eingangsbestätigungen.
Alle im Rückverfolgbarkeitssystem generierten Meldungen enthalten die Identifikation des Absenders der Meldung und einen millisekundengenauen Zeitstempel (siehe Datentyp Time(L)). Dieser Zeitstempel ersetzt nicht den Zeitpunkt des Eintretens eines gemeldeten Ereignisses, der im Einklang mit den in diesem Anhang vorgeschriebenen Datenfeldern separat gemeldet wird. Die Identifikation des Absenders der Meldung, die einen dritten IT-Diensteanbieter betreffen kann, ersetzt nicht die Identifikation des für die Meldung verantwortlichen Wirtschaftsteilnehmers (über einen Wirtschaftsteilnehmer-Identifikationscode (EOID), der im Feld EO_ID anzugeben ist). Die Mittel zur Identifikation des Absenders der Meldung werden in den technischen Spezifikationen angegeben, die gemäß Artikel 28 festgelegt und aktualisiert werden.
Die Ausgabestellen und die Anbieter von Daten-Repositories (einschließlich des Routers) versehen jede eingegangene Meldung mit einem millisekundengenauen Zeitstempel.
Falls dieser Anhang geändert wird, werden Änderungen an den darin aufgelisteten wichtigsten Meldungen für die Wirtschaftsteilnehmer ab dem Zeitpunkt anwendbar, zu dem diese Änderungen in den technischen Spezifikationen und in dem gemeinsamen Datenwörterbuch, die gemäß Artikel 28 erstellt und aktualisiert werden, ordnungsgemäß ihren Niederschlag finden.