Gemäß der Richtlinie 2014/40/EU melden die Hersteller und Importeure von elektronischen Zigaretten und Nachfüllbehältern den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten jegliche derartige Erzeugnisse, die sie in Verkehr zu bringen beabsichtigen oder die am 20. Mai 2016 bereits in Verkehr gebracht worden sind. Die Informationen sollten 6 Monate vor dem beabsichtigten Inverkehrbringen neuer oder wesentlich veränderter Erzeugnisse vorgelegt werden. Das Format für diese Meldung sollte festgelegt werden.

Gegebenenfalls sollten bei der Entwicklung des Formats Erfahrungen mit und Kenntnisse über bereits vorhandene Formate für die Meldung von Tabakinhaltsstoffen berücksichtigt werden.

Ein einheitliches elektronisches Meldeformat für die Übermittlung von Informationen über elektronische Zigaretten und Nachfüllbehälter sollte den Mitgliedstaaten und der Kommission die Möglichkeit geben, die eingegangenen Informationen zu verarbeiten, zu vergleichen, zu analysieren und daraus Schlussfolgerungen zu ziehen. Die Daten werden auch zur Bewertung der Auswirkungen dieser Produkte auf die Gesundheit herangezogen.

Ein gemeinsames elektronisches Portal für die Übermittlung von Informationen ist eine wesentliche Voraussetzung für den einheitlichen Umgang mit den Meldepflichten gemäß der Richtlinie 2014/40/EU. Vor allem erleichtert und vereinheitlicht ein gemeinsames Portal die Übermittlung der Daten vom Hersteller oder Importeur an die Mitgliedstaaten. Die Vereinheitlichung des Übermittlungsvorgangs senkt auch den Verwaltungsaufwand von Herstellern, Importeuren und nationalen Regulierungsbehörden und ermöglicht einen Vergleich der Daten. Um Mehrfachuploads zu ermöglichen, könnte auf der Ebene des Portals ein Repository für nicht vertrauliche Dokumente eingerichtet werden.

Das Portal sollte für die Datenübermittlung Tools bieten, die sowohl für Unternehmen mit umfassenden IT-Lösungen (Übermittlung zwischen Systemen) als auch für Unternehmen ohne solche Lösungen, vor allem kleine und mittlere Unternehmen, angemessen sind. Die Unternehmen erhalten eine Übermittlerkennnummer, die von ihnen bei jeder Übermittlung verwendet werden sollte.

Es sollte den Mitgliedstaaten freigestellt sein, die Tools für die Übermittlung von Informationen gemäß diesem Beschluss auch für die Übermittlung von Informationen gemäß Artikel 20 Absatz 7 der Richtlinie 2014/40/EU zu verwenden. Die Tools könnten auch für die Übermittlung sonstiger Informationen über elektronische Zigaretten und Nachfüllbehälter gemäß Artikel 20 verwendet werden. Die Hersteller und Importeure sollten angehalten werden, den Mitgliedstaaten stets aktuelle Daten zu liefern. Um Vergleiche innerhalb der Union zu ermöglichen, sollten die Mitgliedstaaten Hersteller und Importeure anhalten, in der ersten Hälfte des folgenden Kalenderjahres Aktualisierungen zu übermitteln. Wenn in diesem Format Daten über Verkaufsmengen übermittelt werden, sollten sie sich auf das Kalenderjahr beziehen.

Wenn Daten erneut vorgelegt werden, auch im Falle von Berichtigungen von bereits übermittelten Informationen, sollte dies ebenfalls über das gemeinsame Portal erfolgen.

Um die Qualität und Vergleichbarkeit der übermittelten Daten zu gewährleisten, sollten die Mitgliedstaaten die Hersteller und Importeure gegebenenfalls dazu anhalten, vereinbarte Standards oder Prüfverfahren zu verwenden. Wenn vereinbarte europäische oder internationale Standards fehlen, sollten die Hersteller und Importeure in ihren Meldungen die Messverfahren klar beschreiben und dafür sorgen, dass sie reproduzierbar sind.

Um den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Vergleichbarkeit der gemeldeten Daten zu gewährleisten, sollten die Mitgliedstaaten die Hersteller und Importeure dazu anhalten, bei der Prüfung der Bestandteile von elektronischen Zigaretten und Nachfüllbehältern, die getrennt in Verkehr gebracht werden, vergleichbare Teile auszuwählen.

Für die Sammlung, Überprüfung, Analyse und gegebenenfalls Speicherung und Verbreitung der gemäß diesem Beschluss erhobenen Daten sind zwar vollumfänglich die Mitgliedstaaten verantwortlich, aber sie sollten die Möglichkeit haben, die an sie übermittelten Daten auf Einrichtungen der Kommission zu speichern. Die von der Kommission angebotenen Dienste sollten den Mitgliedstaaten die technischen Mittel an die Hand geben, damit sie ihren Verpflichtungen gemäß Artikel 20 der Richtlinie 2014/40/EU nachkommen können. Die Kommission wird für diesen Zweck eine Standard-Leistungsvereinbarung ausarbeiten. Die Kommission sollte eine Kopie der Daten, die in Anwendung der Richtlinie 2014/40/EU über das gemeinsame Portal übermittelt wurden, offline speichern.

Bei der Übermittlung von Informationen über Erzeugnisse mit derselben Zusammensetzung und Gestaltung sollten die Hersteller und Importeure nach Möglichkeit ein und dieselbe Produktkennnummer verwenden, unabhängig von Marke und Sorte oder Verbreitung auf den nationalen Märkten in der Union.

Es sollten Regeln für die Behandlung vertraulicher Daten durch die Kommission aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Produktinformationen für die Allgemeinheit möglichst transparent sind, Geschäftsgeheimnisse aber gebührend berücksichtigt werden. Das legitime Interesse der Verbraucher am Zugang zu angemessenen Informationen über den Inhalt der Produkte, die sie konsumieren möchten, sollte gegen den Wunsch der Hersteller abgewogen werden, die Rezepturen ihrer Produkte zu schützen. Diesen gegensätzlichen Interessen sollte Rechnung getragen werden, indem Daten, die auf die Verwendung von Inhaltsstoffen in kleinen Mengen in bestimmten Erzeugnissen hindeuten könnten, im Prinzip vertraulich behandelt werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten sollte im Einklang mit den Bestimmungen und den Schutzklauseln der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates² und mit der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates³ erfolgen.

Die Maßnahmen in diesem Beschluss entsprechen der Stellungnahme des in Artikel 25 der Richtlinie 2014/40/EU genannten Ausschusses –